Новый закон устанавливает обязанность оформлять ЭТрН для всех участников транспортного процесса, действующих в рамках предпринимательской деятельности.

Кто должен оформлять ЭТрН:

• грузоотправители и грузополучатели: любые организации и ИП, передающие или принимающие груз для перевозки автомобильным транспортом на основании договора перевозки;
• перевозчики: компании и предприниматели, непосредственно осуществляющие транспортировку;
• экспедиторы: лица, организующие перевозку по договору транспортной экспедиции, которые также обязаны формировать экспедиторские документы в электронном виде.

Транспортная накладная — это первичный учетный документ, подтверждающий факт перевозки и затраты на нее. Именно на ее основании признаются расходы по налогу на прибыль, и заявляется вычет НДС по транспортным услугам. Переход на электронный формат меняет не только логистику, но и порядок документооборота с контрагентами, архивное хранение и взаимодействие с налоговыми органами. Если компания с сентября 2026 года продолжит оформлять бумажные накладные в случаях, где закон требует ЭТрН, инспекция может счесть расходы документально неподтвержденными, а вычеты неправомерными.

Какие документы стали обязательными в электронной форме с 1 сентября в 2026 году

Закон перечисляет конкретные типы перевозочных документов, которые с осени 2026 года нужно оформлять в электронном виде:

• электронная транспортная накладная на автомобильные перевозки;
• экспедиторские документы: поручение экспедитору, экспедиторская расписка, складская расписка;
• накладные при железнодорожных и воздушных грузоперевозках.

ЭТрН при перевозке алкогольной продукции

Для алкогольного рынка установлены специальные переходные периоды:

1. До 1 марта 2026 года легальность оборота подтверждается бумажной ТТН.
2. С 1 марта 2026 года для маркируемой продукции (пиво, сидр, медовуха и др.) бумажную ТТН заменяет электронный УПД, который направляется в систему «Честный знак». При автомобильной перевозке с 1 сентября 2026 года такой УПД предъявляется вместе с ЭТрН или электронным путевым листом.
3. Для остального алкоголя и спиртосодержащей продукции в ЕГАИС подается электронная заявка о фиксации. До 1 марта 2027 года продолжает действовать переходный период, допускающий использование бумажной ТТН вместо электронных документов (ст. 3 Федеральный закон от 29.05.2024 № 102-ФЗ).

Независимо от вида алкогольной продукции электронную транспортную накладную оформляет грузоотправитель — именно он заполняет и подписывает первый титул документа, после чего через оператора ИС ЭПД передает его перевозчику и грузополучателю.

Когда можно оформить ЭТрН в бумажном виде

Минтранс определил закрытый перечень ситуаций, в которых допускается не переходить на электронный формат:

• Перевозки для госнужд и силовых структур.Перемещение грузов для органов государственной власти, обеспечения обороны, безопасности государства, правопорядка, а также воинских и специальных грузов выведено из-под обязательного применения ЭТрН.
• Режимы ЧС и контртеррористических операций.Если на территории действуют режимы повышенной готовности, чрезвычайной ситуации, военное положение или правовой режим контртеррористической операции, можно временно применять бумажные документы.
• Форс-мажор у клиента.Если грузоотправитель или грузополучатель не имеют технической возможности представить экспедитору электронный документ вследствие обстоятельств непреодолимой силы.
• Отсутствие технической возможности у самого экспедитора.Экспедитор также вправе не использовать ЭТрН, если именно он столкнулся с форс-мажором, препятствующим обмену электронными данными.
• Если клиентом является физическое лицо, а перевозка оформлена для личных нужд.Если заказчик заказывает перевозку для личных, семейных или домашних потребностей, не связанных с бизнесом, электронная накладная не требуется.
• Иностранный контрагент.Когда клиентом по договору транспортной экспедиции выступает иностранное юридическое или физическое лицо, нормы о цифровизации не применяются.

Когда транспортная накладная вообще не нужна

Статья 8 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ определяет, кто не обязан применять электронные транспортные накладные: документ не оформляется, если нет договора перевозки и доставка осуществляется без привлечения стороннего перевозчика.

Типичные примеры, когда ЭТрН не требуется:

• поставщик доставляет продукцию покупателю собственным транспортом, при этом стоимость доставки не выделяется отдельной услугой, а включена в цену товара;
• самовывоз: покупатель забирает груз своим транспортом со склада продавца.
• внутреннее перемещение между подразделениями одного юридического лица без привлечения внешнего перевозчика.

В перечисленных ситуациях первичными документами могут служить путевые листы, бухгалтерские справки, акты на списание ГСМ. По согласованию сторон можно оформить и ЭТрН для удобства внутреннего контроля.

С 1 сентября 2026 года электронная транспортная накладная становится стандартом для всех коммерческих грузоперевозок автомобильным, железнодорожным и воздушным транспортом. Выписывать электронную транспортную накладную должны не только транспортные компании, но и любая организация, выступающая грузоотправителем или грузополучателем. Исключения четко очерчены законом и связаны либо с государственной безопасностью, либо с форс-мажором, либо с некоммерческими перевозками граждан.