С 1 апреля 2025 г. все организации должны применять ФСБУ 28/2023 “Инвентаризация”, кроме бюджетной сферы. Но возможно применять этот Стандарт досрочно, сообщив об этом в учетной политике. С начала применения ФСБУ 28/2023, утратили силу старые Методические указания по инвентаризации. 

Основные инвентаризационные правила

Как и прежде, бухучетная инвентаризация может быть добровольной и обязательной. Но даже если инвентаризация добровольная, надо будет соблюдать требования из раздела II ФСБУ 28/2023: что инвентаризировать, как определять результаты инвентаризации и как отражать их в бухучете.

Инвентаризационные обязанности организации. Руководитель должен обеспечить условия для проведения инвентаризации. В том числе не только весовым хозяйством, но и работниками для проведения инвентаризации. По новому ФСБУ их также надо обеспечить исправным транспортом и связью (если они нужны для проведения инвентаризации). С одной стороны, это и так понятно. Но с другой стороны, такое требование позволит организациям избежать споров с проверяющими, если они решат, что подобные расходы инвентаризационной комиссии (ИК) необоснованны.

Дистанционная инвентаризация. В Стандарте прямо прописано, что в случае, когда невозможно или излишне затратно проводить подсчет, обмер, взвешивание, осмотр на месте нахождения имущества, допускается применение альтернативных способов выявления фактического наличия объектов таких активов. В том числе видео- и фотофиксация. Такая практика была распространена в период ковида и изоляции, а одобрена Минфином еще раньше. Так что нового здесь ничего нет. Однако в Стандарте есть важное уточнение: запрещено проверять наличие имущества со слов материально ответственных лиц (МОЛ). И это правильно. Лучше доверять своим глазам – пусть это будет фото или видео.

Документы. Документы инвентаризации можно составлять на бумаге и (или) в электронном виде, тогда их надо подписывать электронной подписью.

В новом Стандарте нет никаких форм для оформления процесса инвентаризации и ее результатов. Сказано лишь, что результаты инвентаризации оформляются инвентаризационными описями, актами инвентаризации, сличительными ведомостями, сводными документами о наличии объектов и об итогах инвентаризации. Минфин уже разъяснил, что вопрос, каким будет состав документов инвентаризации, отнесен к компетенции самой организации. Не забудьте прописать состав таких документов в учетной политике или утвердить инвентаризационные формы как приложение к учетной политике вместе с другими самостоятельно разработанными формами документов.

Фактическое наличие активов и обязательств должно выявляться путем установления их действительного существования и обоснованности нахождения у организации. Но по новым правилам надо делать еще и оценку состояния всех активов и обязательств. 

Следовательно, можно пользоваться и прежними унифицированными формами, но их надо доработать. Как минимум добавить столбец для отражения оценки состояния инвентаризируемых активов, чтобы принять решение о дальнейшей судьбе объектов: к примеру, при их списании, обесценении. И при составлении документа об инвентаризации запасов и иных аналогичных активов лучше ориентироваться на перечень реквизитов из п. 31 ФСБУ 28/2023. 

Есть еще несколько документарных нюансов, которые надо учесть. Так, в бумажном инвентаризационном документе, где отражены сведения о фактическом наличии объектов инвентаризации, не должно быть незаполненных строк. Если на последней странице остаются незаполненные строки, их надо прочеркнуть. Представляется, что можно, как и прежде, ставить букву Z на все незаполненные строки.

Закреплены в ФСБУ 28/2023 и особые правила для исправления ошибок в документе инвентаризации, где отражены сведения о фактическом наличии объектов. Такое исправление должно быть удостоверено подписями всех членов ИК и соответствующего материально ответственного лица. Это логично, поскольку иной подход к исправлению инвентаризационных документов данного типа может привести к спорам между организацией и МОЛ.

Обязательная инвентаризация

Инвентаризацию надо проводить:

• перед составлением годовой бухотчетности (в большинстве случаев – на отчетную дату). При этом инвентаризацию библиотечных фондов, как и прежде, можно делать один раз в 5 лет, а иных основных средств – один раз в 3 года;
• при передаче имущества в аренду, безвозмездное пользование, управление (если это не обычная деятельность для организации). Однако теперь она необходима и при возврате активов назад организации: от арендатора или другого пользователя;
• при реорганизации или ликвидации. Однако если реорганизация проводится в форме преобразования, то инвентаризация не обязательна;
• при смене МОЛ, в некоторых ситуациях при коллективной (бригадной) материальной ответственности;
• при утрате или порче активов;
• в случае пожара, аварии или другого ЧП.

Инвентаризационная комиссия

Проводить инвентаризацию активов надо по месту их нахождения с обязательным привлечением материально ответственных лиц, которые за них отвечают. Однако МОЛ нельзя включать в состав инвентаризационной комиссии.

Серьезные изменения коснулись порядка назначения ИК и ее работы. Рассмотрим такие изменения, сопоставив их со старыми правилами, установленными Методическими указаниями по инвентаризации, утв. Приказом Минфина от 13.06.1995 N 49:

Правило	ФСБУ 28/2023	Методические указания	Пояснения
Создание ИК	Для обязательной инвентаризации создается ИК.При большом объеме работ для одновременного обязательного проведения инвентаризации всех объектов могут создаваться несколько ИК	Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая ИК.При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств создаются рабочие ИК	По новым правилам постоянно действующая ИК больше не требуется.И инвентаризационных комиссий может быть несколько – теперь это четко закреплено (не надо называть какую-то из них “рабочая”)
Полнота состава ИК для инвентаризации	Отсутствие 1/5 и более членов ИК при обязательной инвентаризации – основание для признания ее результатов недействительными	Отсутствие хотя бы одного члена ИК при инвентаризации – основание для признания ее результатов недействительными	Если в комиссию включено, к примеру, шесть человек и один из них не придет из-за болезни, то не придется менять состав комиссии. Инвентаризацию смогут провести оставшиеся пять членов ИК
Проведение инвентаризации без создания ИК	Можно не создавать ИК:а) если в организации есть только руководитель и главбух (бухгалтер) либо только руководитель;б) если с аудиторами заключен договор на проведение инвентаризации;в) если инвентаризация проводится ревизионной комиссией – когда это предусмотрено уставом	ИК нужна практически при любой инвентаризации. Лишь когда объем работ небольшой, допустимо проведение инвентаризации ревизионной комиссией (если она есть в организации)	Организации с одним или двумя работниками смогут не создавать ИК.И результаты инвентаризации будут действительными.Но тот, кто будет проводить инвентаризацию, должен соблюдать правила ФСБУ 28/2023

Механизм инвентаризации

В основном правила инвентаризации такие же, как и раньше. 

Новый Стандарт определяет, какие объекты подлежат инвентаризации в отдельных случаях. В частности, перед составлением годовой бухотчетности, помимо активов и обязательств, необходимо учитывать:

– и то, что согласно ФСБУ не учитывается в составе активов или обязательств. Это, к примеру, малоценные ОС – они списаны на расходы и отражаются у многих на забалансе либо в складском учете либо иногда они учитываются на технических субсчетах к счету 10 (без последующего попадания в баланс как активы);

– и имущество, имущественные права, обязательства, не учтенные организацией. Это логично. Ведь иначе не получится выявить излишки.

При обязательной инвентаризации есть четкий перечень того, что надо сверять и когда это надо делать. А при добровольной инвентаризации организация сама решает, что она будет инвентаризировать и когда. Но дальше надо действовать по правилам ФСБУ 28/2023: оценивать результаты инвентаризации, правильно их оформлять, фиксировать в документах и отражать в бухучете.

Некоторые активы и иные объекты инвентаризации нельзя пощупать, взвесить и увидеть. В связи с этим в ФСБУ 28/2023 уточнено, что в таком случае фактическое наличие и состояние объектов инвентаризации надо определять путем проверки документов и выполнения расчетов. Касается это, к примеру, НМА и капвложений в них, денег на банковских счетах, финансовых вложений, дебиторской и кредиторской задолженности, отложенных налоговых активов и обязательств (ОНА и ОНО), а также источников финансирования деятельности.

Как видим, перед организациями стоит новая задача – инвентаризировать то, что раньше, возможно, не трогали при инвентаризации. К примеру, источники финансирования. Это может касаться в том числе и проверки правильности сальдо на счетах 84 “Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)” и 83 “Добавочный капитал”. А значит, надо хранить документы, обосновывающие записи по счетам.

Оценка результатов инвентаризации

Оценивать итоговые результаты инвентаризации надо на дату, по состоянию на которую проводилась инвентаризация:

Результаты инвентаризации	Излишки	Недостачи	Пояснения
Определение учетной стоимости	На выбор организации:- по балансовой стоимости (по правилам соответствующего ФСБУ);- по балансовой стоимости аналогичных активов;- по справедливой стоимости (по МСФО (IFRS) 13)	По балансовой стоимости (по правилам соответствующего ФСБУ)	Способ определения стоимости излишков зависит от конкретной ситуации.В большинстве случаев более логично учитывать излишки по балансовой стоимости. Варианты учета лучше прописать в учетной политике
Влияние на финансовый результат	Относятся на доходы	Если нет норм естественной убыли или они превышены, недостачи относятся:- или на виновных лиц;- или на расходы – на субсчет 91-2 “Прочие расходы”	Если нормы естественной убыли утверждены, то недостачи в их пределах списываются как обычные затраты – на счет 20 (26, 44 и т.д.)

К документам инвентаризации приобщаются, в частности:

1) акты обмеров, технические расчеты, документы, оформляющие результаты перевеса весовых товаров;

2) объяснения материально ответственных лиц о допущенной пересортице;

3) объяснения инвентаризационной комиссией причин, по которым разница в стоимости от пересортицы в сторону недостачи, образовавшейся не по вине материально ответственных лиц, не отнесена на виновных.

Пересортица регулируется в бухучете по правилам нового ФСБУ 28/2023 так же, как и раньше. Зачет излишков и недостач возможен в исключительных случаях. Однако убыль активов в пределах норм естественной убыли должна определяться только после зачета недостач активов излишками по пересортице.

Расхождения в суммах дебиторской задолженности и обязательств оцениваются в суммах, вытекающих из документов, подтверждающих эти задолженность, обязательства и признаваемых правильными организацией. Расхождения в суммах оценочных обязательств (бухгалтерских резервов), ОНА и ОНО оцениваются в суммах, подтвержденных расчетами.

Если же выявятся расхождения в суммах дебиторки и кредиторки, ОНА и ОНО, то надо сделать соответствующее доначисление или списание. В случае если выявлены суммы дебиторки и кредиторки, по которым срок исковой давности истек, а также иных долгов, нереальных для взыскания, их надо списать с баланса. Все это не ново, однако полезно не забывать об этом. Поэтому наличие таких правил в ФСБУ 28/2023 вполне логично.

В целом новый Стандарт дает новые возможности и в некоторых случаях упростит инвентаризацию.