Приказом ФНС России от 05.03.2012 № ММВ-7-6/138@[1] утверждены электронные форматы счетов-фактур. Решение – переходить или нет на электронный документооборот – компания должна принять сама, такой переход не является обязанностью. Как подчеркнуто в Письме Минфина России от 01.08.2011 № 03‑07‑09/26, используемая в п. 1 ст. 169 НК РФ формулировка «по взаимному согласию сторон сделки» означает добровольность применения электронной формы составления и выставления счета-фактуры. Форматы электронных документов, передаваемых в процессе обмена, согласно Приказу ФНС России № ММВ-7-6/138@ должны содержать идентификатор оператора. Порядок присоединения оператора к сети доверенных операторов электронного документооборота определен Приказом ФНС России от 20.04.2012 № ММВ-7-6/253@. Для полноценного обмена документами в электронном виде компания должна получить в удостоверяющем центре сертификаты ключей электронной цифровой подписи. Таких центров на сегодняшний день существует довольно много, с полным их перечнем можно ознакомиться на сайте ФНС (www.nalog.ru/html/docs/udost_centr.xls).
Сам процесс электронного обмена довольно подробно прописан в Приказе Минфина России № 50н. При этом электронный документооборот по каждому счету-фактуре осуществляется отдельно (п. 1.9 Порядка). Это означает, что по каждому счету-фактуре необходимо произвести все действия и составить все сопутствующие документы, определенные данным приказом. Продавец составляет электронный счет-фактуру в формате, утвержденном ФНС (то есть либо выгружает его из бухгалтерской программы, либо заполняет в специальной программе оператора), затем подписывает счет-фактуру при помощи ЭЦП, отправляет своему оператору и ожидает от него подтверждения получения (п. 2.4 Порядка). При поступлении указанного подтверждения продавец направляет оператору извещение о его получении;
Оператор при получении от продавца файла счета-фактуры в электронном виде не позднее следующего рабочего дня направляет компании-продавцу подтверждение получения счета-фактуры. В подтверждении указываются время и дата поступления файла (п. 1.10 Порядка). Сам файл со счетом-фактурой пересылается оператору покупателя;
Оператор покупателя пересылает файл со счетом-фактурой покупателю и ему же отправляет подтверждение (п. 1.11 Порядка);
Покупатель, получив счет-фактуру, отправляет продавцу извещение об этом, которое проходит через двух операторов.
Все документы (а не только электронные счета-фактуры), составляемые сторонами в процессе выставления и получения счетов-фактур, подписываются ЭЦП соответствующего участника (п. 2.4 – 2.15, 2.17 Порядка). Как упоминалось выше, форматы документов, подтверждающих даты отправки и получения электронных счетов-фактур, утверждены Приказом ФНС России № ММВ-7-6/36@. Помимо этого, данным приказом утверждены форматы информационного сообщения об участнике электронного документооборота по счетам-фактурам, извещения о получении электронного документа и уведомления об уточнении электронного документа. Налоговое ведомство подготовило и утвердило Приказом от 21.03.2012 № ММВ-7-6/172@[3] электронные форматы первичных документов, в частности акта приемки-сдачи работ (оказания услуг) и накладной по форме № ТОРГ-12. Например, в Письме Минфина России от 11.01.2012 № 03‑02‑07/1-2 подчеркнуто, что первичный документ, оформленный в электронном виде и подписанный ЭЦП, является полноценным документом, подтверждающим расходы, осуществленные налогоплательщиком.